Hoe doen wij dat

Omdat wij als geen ander weten hoe belangrijk communicatie is, treft u hierbij onze werkwijze. Een duidelijk stappenplan dat wij volgen om tot een perfect eindresultaat te komen. Wanneer u zich niet kunt vinden in dit stappenplan dan kunt u dat uiteraard aangeven. Er zijn meerdere wegen die naar Rome leiden...

Stap 1: een afspraak plannen

Vaak wordt telefonisch een afspraak gepland. Om te kijken wie binnen La Promesse-Groep bij deze afspraak aanwezig zal/zullen zijn, worden telefonisch al enkele korte vragen gesteld. Wanneer de afspraak gepland is sturen wij u alvast ons "Evenementen Paspoort". Hierin treft u een vragenlijst die tijdens de afspraak doorgenomen wordt. Uw antwoorden zijn van cruciaal belang omdat de uitwerking van onze offerte geheel op uw antwoorden gebaseerd zal zijn.

Stap 2: de kennismaking

Het eerste face-2-face-gesprek is vaak een van de belangrijkste momenten in het gehele proces. Wij gaan elkaar aftasten om te kijken of "het klikt". Vervolgens wordt ons Evenementen Paspoort doorgenomen. Dit gesprek kan zowel bij u op kantoor als bij La Promesse plaatsvinden. Nadat alle vragen doorgenomen zijn worden duidelijke afspraken gemaakt voor een vervolgtraject.

Stap 3: de brainstorm

Op ons kantoor wordt een projectgroep samengesteld. Deze projectgroep kan bestaan uit medewerkers van La Promesse eventueel aangevuld met topspecialisten uit een bepaald segment van onze branche. Wij noemen hen "onze kennis(sen)" omdat zij op hun gebied de beste kennis hebben. (denk daarbij aan producers, tekstschrijvers, licht- en geluidtechnici, cateraars, decorbouwers, etc.) Afhankelijk van de aard van uw aanvraag zal deze projectgroep worden samengesteld. Dan volgt een eerste brainstorm. Indien u dit wenst bent u van harte uitgenodigd bij deze brainstorm. In deze brainstorm wordt ongeremd nagedacht over mogelijke uitvoeringen van uw event. Hiervan worden de beste ideeën verder uitgewerkt.

Stap 4: proeve van bekwaamheid

Eén of meerdere van bovenstaande ideeën worden "op één A4-tje" omschreven, eventueel met een grove budgetindicatie. Voordat wij het gehele plan uitwerken is het belangrijk dat ons idee u aanspreekt.

Stap 5: de presentatie van onze offerte

Wanneer het plan u aanspreekt gaan wij de offerte zoveel mogelijk voor u uitwerken. U kunt daarbij denken aan bijv. een conceptomschrijving, een cateringofferte, locatie-, inrichting- , techniek-, en decoromschrijving en een uitgebreide kostenspecificatie. Deze offerte komen wij graag persoonlijk presenteren aan uw projectgroep.

Stap 6: de productie

Wanneer u ons voorstel accordeert zullen wij starten met de productie. Deze stap loopt tot de uitvoerdatum en behelst de totale voorbereiding van uw evenement. De eerder genoemde projectgroep wordt evt. uitgebreid met meerdere "kennis(sen)" Dit betreft hoofdzakelijk een interne groep waarvan u met hooguit 4 personen zult communiceren. Afhankelijk van uw wensen wordt u erg betrokken in het hele proces (of juist niet).

Stap 7: de uitvoering

Dit is het moment waar we het allemaal voor doen, de uitvoering. Deze stap begint bij het moment van opbouwen van techniek etc. Alle gecontracteerde onderaannemers volgen het opbouwdraaiboek. Deze wordt gecontroleerd door de projectleider. De uiteindelijke uitvoering is ook nauwkeurig omschreven in een (intern) draaiboek zodat iedereen weet wat zijn/haar taken zijn. Na de geslaagde uitvoering gaat het afbouwdraaiboek (load out) in werking. Stap 7 is pas ten einde waneer de totale afbouw is gerealiseerd.

Stap 8: de evaluatie

Enige tijd na afloop van het event wordt zowel een interne als een externe evaluatie gepland. Deze evaluatie is vooral van belang om te leren. In projecten met vele schakels tref je altijd verbeterpunten. Tevens wordt deze evaluatie gezien als het definitieve eindpunt van het totale project.